Một số khái niệm

Kế toán

Kế toán là quá trình xác định, ghi chép, tổng hợp và báo cáo các thông tin kinh tế cho những người ra quyết định.
Kế toán tài chính: tập trung vào những nhu cầu cụ thể của những người bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như các cổ đông, nhà cung cấp, ngân hàng và các cơ quan quản lý Nhà nước.
Kế toán quản trị: chỉ nhằm để phục vụ cho những người ra quyết định bên trong công ty như các nhà quản trị cao cấp, các phòng ban và các nhà quản lý trong nội bộ một tổ chức.

Kế toán trên máy vi tính

Kế toán bằng máy là việc ứng dụng những tài nguyên trên máy tính (phần mềm ứng dụng) để hạch toán kế toán, thay cho việc ghi chép, thống kê, tổng hợp số liệu kế toán bằng phương pháp thủ công.

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm kế toán

1. Nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm thời gian, công sức: Nếu như làm kế toán bằng tay với một chứng từ phát sinh bạn phải ghi nhận nó vào chứng từ gốc, định khoản các bút toán có liên quan vào các sổ sách kế toán khác nhau. Cuối kỳ từ những tập số liệu khổng lồ bạn phải đối chiếu, tổng hợp, lập báo cáo. Mỗi khi cần trích rút dữ liệu theo yêu cầu phải mất rất nhiều thời gian. Bao nhiêu rắc rối đó, giờ đây khi sử dụng phần mềm kế toán bạn chỉ cần nhập số liệu đầu vào (các chứng từ gốc) máy tính sẽ tự động lên đầy đủ các báo cáo, vào bất cứ lúc nào cần sử dụng.
2. Chính xác, bảo mật, ít rủi ro: Số liệu kế toán khi sử dụng phần mềm sẽ được quản lý chặt chẽ chi tiết tới từng người sử dụng. Lưu trữ trên máy tính và thường xuyên được sao lưu cất giữ ra bên ngoài. Như vậy, sẽ hạn chế được tối đa những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra.
c. Dễ dàng hơn trong quá trình kiểm tra, giám sát, đồng bộ trong hệ thống quản lý của cả doanh nghiệp: Thông tin được cập nhật thường xuyên, liện tục cũng đồng nghĩa với việc cho phép người quản lý đưa ra những quyết định kịp thời.

Quy trình hạch toán kế toán trên phần mềm

1. Mã hoá dữ liệu

Bao gồm các công việc như mã hoá thông tin, tập hợp số liệu theo những yêu cầu mà phần mềm kế toán đưa ra. Khi triển khai quản lý một hệ thống số liệu nào đó, việc đầu tiên bạn cần quan tâm là mã hoá những số liệu này, với phần mềm kế toán thì đó là những danh mục: danh mục khách hàng, danh mục hàng hoá vật tư, danh mục tài sản …

Mã hoá là việc dùng một tập hợp ký tự xác định duy nhất một đối tượng nào đó trong hệ thống. Ví dụ khi nói tới mã K001 là đại diện duy nhất cho khách hàng A, khách hàng A không thể có mã số quản lý nào khác ngoài mã K001.
Mã số là một tập hợp các ký tự chữ và số, có thể sử dụng các ký tự đặc biệt (+, -, *, /) tuy nhiên một số phần mềm sẽ ngăn chặn việc bạn đặt mã bằng những ký tự này, bởi khi đó máy tính có thể hiểu là các phép toán. Lời khuyên cho bạn là chỉ nên sử dụng tập hợp các ký tự số và các chữ cái không dấu.

2. Phân loại

Sau khi đã tập hợp đầy đủ số liệu bạn cần phải phân loại chúng theo những tiêu thức nhất định. Ví dụ phân loại về từ điển danh mục (danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hàng hoá vật tư, tài sản …); phân loại chứng từ phát sinh (các chứng từ gốc có liên quan đến thu chi, nhập xuất hàng hoá …). Việc phân loại này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi cập nhật số liệu.

3. Cập nhật số liệu

Tuỳ từng cách thiết kế hệ thống phần mềm kế toán sẽ có quy tắc cập nhật số liệu khác nhau. Dưới đây là những gì chung nhất mà bạn sẽ phải làm:
3.1 Cập nhật danh mục
Bao gồm các danh mục như trên, bạn sẽ phải nhập các danh mục hiện có và bổ sung khi phát sinh các đối tượng mới trong danh mục.
3.2 Số dư đầu kỳ
Là số dư tài khoản, vật tư, tài khoản ngoài bảng, của kỳ trước chuyển sang, được nhập vào đầu kỳ khi lần đầu tiên sử dụng chương trình, các kỳ sau máy tính sẽ tự động chuyển số liệu cho bạn.
3.3 Chứng từ phát sinh
Chứng từ phát sinh được cập nhật liên tục trong kỳ kế toán, các phần mềm hiện nay đều thiết kế phần cập nhật chứng từ phát sinh tương tự như khi bạn lập chúng bằng tay. Bạn cứ hình dung việc bạn phải lập phiếu chi, viết hoá đơn bằng tay như thế nào thì bạn nhập vào phần mềm như thế ấy. Bước này ứng với quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ kế toán tương ứng khi làm bằng tay. Máy tính cũng xử lý như vậy, tất cả các chứng từ phát sinh sau khi cập nhật sẽ tự động được tách ra từng định khoản và cập nhật vào sổ trong máy tính.

4. Xử lý dữ liệu cuối kỳ

Công việc này nếu như làm bằng tay bạn sẽ tốn nhiều công sức nhất, nhưng khi sử dụng phần mềm máy tính sẽ làm thay gần như hoàn toàn: từ việc tính khấu hao, tính giá thành, cho đến các bút toán kết chuyển doanh thu chi phí cuối kỳ, tất cả bạn chỉ cần một động tác click chuột.

5. In ra sổ sách, báo cáo

Sau khi dữ liệu đã được xử lý xong bạn có thể đưa ra báo cáo, các mẫu báo cáo đựơc thiết kế sẵn theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, ngoài ra phần mềm cũng sẽ cung cấp cho bạn các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý. Công việc của bạn ở bước này chỉ là nhấp chọn và in chúng ra.

Nếu khi đã lên báo cáo mà cần điều chỉnh thì bạn quay lại bước 3.3 để chỉnh sửa, sau đó thực hiện bước 4, 5 cho đến khi nào đúng như yêu cầu.