Phần mềm kế toán VietSun được xây dựng theo các chuẩn mực kế toán theo quy định, bên cạnh đó chương trình cũng có nhiều tính năng quản trị có thể vận dụng theo từng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong phạm vi 6 bài hướng dẫn này, chúng tôi chỉ đưa ra các hướng dẫn cơ bản nhất nhằm giúp các anh chị có thể tìm hiểu nhanh khi lần đầu sử dụng phần mềm VietSun.

Bút toán trùng và các nghiệp vụ có thể phát sinh bút toán trùng

Trong thực tế khi nhập liệu một nghiệp vụ kế toán phát sinh, có thể 2 kế toán phụ trách 2 phần hành khác nhau cùng định khoản nghiệp vụ này.

Ví dụ: Mua hàng trả tiền ngay
- Kế toán hàng hoá căn cứ vào phiếu giao hàng định khoản (theo dõi số lượng, giá trị)
TK Nợ 1561 – TK Có 1111: X
- Kế toán tiền mặt căn cứ vào hoá đơn định khoản (chỉ theo dõi giá trị)
TK Nợ 1561 – TK Có 1111: X
Nếu là ghi sổ bằng tay, công việc lên báo cáo sẽ không bị trùng lặp vì mỗi kế toán viên thực hiện ghi ghép trên các sổ sách khác nhau. Nhưng đối với chương trình kế toán, khi khai thác báo cáo chương trình chỉ lấy số liệu trên tài khoản và tài khoản đối ứng. Như vậy số tiền trong sổ quỹ tiền mặt và số tiền trong sổ chi tiết hàng hoá đều bị phát sinh gấp đôi. Đây được gọi là bút toán trùng.

Các nghiệp vụ có thể phát sinh bút toán trùng

- Nộp tiền từ quỹ vào ngân hàng, rút TGNH nhập quỹ
- Mua bán ngoại tệ
- Mua hàng trả tiền ngay
- Bán hàng thu tiền ngay

Phương pháp xử lý bút toán trùng

Để bạn tự lựa chọn phương pháp phù hợp, xin được giới thiệu 2 phương pháp xử lý:

Xử lý qua tài khoản trung gian

Với bút toán trùng phát sinh, ta hạch toán qua tài khoản chung để cả 2 kế toán thuộc 2 phần hành khác nhau đều có thể hạch toán độc lập. Cũng với ví dụ trên, ta hạch toán qua tài khoản trung gian 331 - Phải trả người bán

- Kế toán hàng hoá căn cứ vào phiếu giao hàng định khoản (theo dõi số lượng, giá trị)
TK Nợ 1561 – TK Có 331: X
- Kế toán tiền mặt căn cứ vào hoá đơn định khoản (chỉ theo dõi giá trị)
TK Nợ 331 – TK Có 1111: X

Ưu điểm:
- Khi xem sổ chi tiết tài khoản, đảm bảo số phát sinh chi tiết các tài khoản 1111, 1561 là đúng
- Số chứng từ của từng phần hành riêng biệt, đảm bảo liên tục và không nhầm lẫn
Nhược điểm:
- Tổng số phát sinh trên bảng cân đối tài khoản tăng thêm một khoản tiền của tài khoản trung gian

Đề xuất tài khoản trung gian
- Nộp tiền từ quỹ vào ngân hàng, rút TGNH nhập quỹ - TK trung gian 1131
- Mua bán ngoại tệ - TK trung gian 1132
- Mua hàng trả tiền ngay - TK trung gian 331
- Bán hàng thu tiền ngay - TK trung gian 131

Ưu tiên nhập chứng từ

Với bút toán trùng phát sinh, ta ưu tiên nhập vào 1 phần hành kế toán. Cũng với ví dụ trên, ta nên ưu tiên nhập vào kế toán hàng hoá vì theo dõi được cả số lượng, giá trị
- Kế toán hàng hoá định khoản: TK Nợ 1561 – TK Có 1111: X
Ưu điểm:
- Khi xem sổ chi tiết tài khoản, đảm bảo số phát sinh chi tiết các tài khoản 1111, 1561 là đúng
- Làm đơn giản hơn, không bắt buộc cả 2 kế toán phải nhập liệu
- Tổng số phát sinh trên bảng cân đối tài khoản không tăng thêm khoản tiền trung gian
Nhược điểm:
- Phụ thuộc vào kế toán nhập liệu
- Số chứng từ bị nhầm lẫn vì chương trình chỉ lấy được 1 số chứng từ cho cả 2 sổ kế toán chi tiết

Kế toán tiền vốn

- Các phần hành của kế toán tiền vốn dùng để nhập các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gởi ngân hàng

1. Phiếu thu

- Bạn lựa chọn phiếu thu để nhập cho các nghiệp vụ mà định khoản có “TK nợ = 1111,1112”
- Một vài ví dụ:
+ Thu tiền của khách hàng: TK Nợ 1111 – TK Có 131
+ Thu tiền hoàn ứng: TK Nợ 1111 – TK Có 141
- Lưu ý bút toán trùng:
+ Nếu phát sinh nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, bạn nên nhập tại phần hành “Xuất bán hàng” vì theo dõi được cả số lượng và lên bảng kê vat đầu ra
+ Nếu phát sinh nghiệp vụ bán dịch vụ thu tiền ngay, bạn nên nhập tại phần hành “Kế toán hoá đơn dịch vụ” vì giúp lên bảng kê vat đầu ra
+ Trong trường hợp sử dụng TK trung gian thì tại phiếu thu bạn chỉ định khoản TK Nợ 1111- TK Có 131

2. Phiếu chi

- Bạn lựa chọn phiếu chi để nhập cho các nghiệp vụ mà định khoản có “TK có = 1111,1112”
- Một vài ví dụ:
+ Chi tiền cho nhà cung cấp: TK Nợ 331 – TK Có 1111
+ Chi tiền tạm ứng: TK Nợ 141 – TK Có 1111
+ Chi tiền mua đồ dùng văn phòng phẩm: TK Nợ 6423 – TK Có 1111
TK Nợ 1331 – TK Có 1111
+ Chi trả lương nhân viên TK Nợ 3344 – TK Có 1111
- Một vài gợi ý:
+ Nếu phát sinh nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay, bạn nên nhập tại phần hành “Nhập hàng mua nội địa” vì theo dõi được cả số lượng và giá trị
+ Trong trường hợp sử dụng TK trung gian thì tại phiếu chi bạn chỉ định khoản TK Nợ 331 - TK Có 1111

3. Báo có

- Bạn lựa chọn báo có để nhập cho các nghiệp vụ mà định khoản có “TK nợ = 1121,1122”
- Một vài ví dụ:
+ Khách hàng trả tiền: TK Nợ 1121 – TK Có 131
+ Lãi tiền gởi ngân hàng: TK Nợ 1121 – TK Có 515

4. Báo nợ

- Bạn lựa chọn báo nợ để nhập cho các nghiệp vụ mà định khoản có “TK có = 1121,1122”
- Một vài ví dụ:
+ Trả tiền cho nhà cung cấp: TK Nợ 331 – TK Có 1121
+ Trả lương nhân viên qua ngân hàng: TK Nợ 3344 – TK Có 1121

Kế toán hàng hoá

- Các phần hành của kế toán hàng hoá dùng để nhập các nghiệp vụ liên quan đến hàng hoá, vật tư, công cụ thể hiện rõ theo kho hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền

1. Nhập hàng mua nội địa

- Định khoản mặc định của chương trình:
TK Nợ 152, 153, 1561 – TK Có 331
TK Nợ 1331 – TK Có 331

2. Nhập hàng nhập khẩu

- Định khoản mặc định của chương trình:
TK Nợ 152, 153, 1561 – TK Có 331
TK Nợ 152, 153, 1561 – TK Có 3333
TK Nợ 152, 153, 1561 – TK Có 3332
TK Nợ 1331 – TK Có 33312

3. Nhập kho thành phẩm

- Định khoản mặc định của chương trình:
TK Nợ 155 – TK Có 1542

4. Nhập hàng trả lại

- Định khoản mặc định của chương trình:
+ Xuất bán hàng hoá:
TK Nợ 1561 – TK Có 6321
TK Nợ 5311 – TK Có 131
TK Nợ 33311 – TK Có 131
+ Xuất bán thành phẩm
TK Nợ 155 – TK Có 6322
TK Nợ 5312 – TK Có 131
TK Nợ 33311 – TK Có 131

5. Xuất bán hàng

- Dùng để nhập các nghiệp vụ xuất bán hàng hoá, thành phẩm theo hoá đơn, đồng thời kê khai thuế đầu ra
- Định khoản mặc định của chương trình:
+ Xuất bán hàng hoá:
TK Nợ 6321 – TK Có 1561
TK Nợ 131 – TK Có 5111
TK Nợ 131 – TK Có 33311
+ Xuất bán thành phẩm
TK Nợ 6322 – TK Có 155
TK Nợ 131 – TK Có 5112
TK Nợ 131 – TK Có 33311

6. Xuất chuyển kho

- Dùng để nhập các nghiệp vụ xuất chuyển kho của vật tư, hàng hoá

7. Xuất trả lại hàng

- Định khoản mặc định của chương trình:
TK Nợ 331 – TK Có 152, 153, 1561
TK Nợ 331 – TK Có 1331

8. Xuất sản xuất, xuất dùng

- Dùng để nhập các nghiệp vụ xuất vật tư, công cụ, hàng hoá dùng cho sản xuất kinh doanh
- Một vài ví dụ:
+ Xuất công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất: TK Nợ 6273 – TK Có 1531
+ Xuất CCDC chờ phân bổ: TK Nợ 142, 242 – TK Có 1531
+ Xuất NVL chính dùng cho sản xuất: TK Nợ 6211 – TK Có 1521
+ Xuất NVL phụ dùng cho sản xuất: TK Nợ 6212 – TK Có 1521

9. Kế toán hàng đại lý

- Xuất hàng gởi đại lý:
Hàng hoá: TK Nợ 1571 – TK Có 1561
Thành phẩm: TK Nợ 1572 – TK Có 155
- Đại lý xuất bán
Hàng hoá:
TK Nợ 6321 – TK Có 1571
TK Nợ 131 – TK Có 5111
TK Nợ 131 – TK Có 33311
Thành phẩm:
TK Nợ 6322 – TK Có 1572
TK Nợ 131 – TK Có 5112
TK Nợ 131 – TK Có 33311
- Đại lý trả lại hàng:
Hàng hoá: TK Nợ 1561- TK Có 1571
Thành phẩm: TK Nợ 155 – TK Có 1572

Kế toán hoá đơn dịch vụ

- Dùng để nhập các nghiệp vụ phản ánh doanh thu hoá đơn dịch vụ, đồng thời kê khai thuế đầu ra
- Một vài ví dụ:
+ Doanh thu vận chuyển
TK Nợ 131 – TK Có 5113
TK Nợ 131 – TK Có 33311
+ Doanh thu từ thanh lý TSCĐ
TK Nợ 131 – TK Có 711
TK Nợ 131 – TK Có 33311

Các nghiệp vụ kế toán khác

- Dùng để nhập các nghiệp vụ điều chỉnh, các nghiệp vụ kế toán khác mà không thể thực hiện trong phần hành kế toán tiền vốn và kế toán hàng hoá
- Một vài ví dụ:
+ Mua sắm TSCĐ, các khoản chi phí nhận đã nhận chứng từ nhưng chưa chi tiền: TK Nợ 211, 142, 242, 641, 642 – TK Có 331
TK Nợ 1331 – TK Có 331
+ Thanh toán tạm ứng: TK Nợ 641,642 – TK Có 141
+ Cấn trừ thuế VAT hàng tháng: TK Nợ 33311 – TK Có 1331
+ Thuế môn bài phải nộp: TK Nợ 6425 – TK Có 3338
+ Các khoản BHXH trừ vào lương: TK Nợ 3344 – TK Có 3383
+ Trích lập quỹ khen thưởng, phúc lợi: TK Nợ 421 – TK Có 353